¿Cómo enviar una newsletter en época de crisis?

¿Cómo enviar una newsletter en época de crisis?

Consejos para enviar una newsletter en época de crisis que tenemos
para ayudarlo a prepararse la próxima vez que necesite enviarle a sus clientes.
El arte de enviar correos electrónicos empáticos, personales y útiles en tiempos de crisis.
Se trata de ajustar algun contenido en los correos electrónicos o boletines de su ciclo de vida.

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A medida que la propagación del coronavirus se sigue propagando globalmente, muchos especialistas en marketing luchamos por comprender qué significa la crisis para el programa de correo electrónico. ¿Puedo seguir enviando correos electrónicos promocionales o necesito ajustar el programa de correo electrónico? Y si es así, ¿cómo?

En este artículo comparto las mejores prácticas de marketing por correo electrónico que lo ayudan a mantenernos conectados con nuestra audiencia en tiempos de incertidumbre, junto con algunos de nuestros ejemplos favoritos de marcas que han dominado el arte de enviar correos electrónicos empáticos, personales y útiles en tiempos de crisis.

Crear correos electrónicos de newsletter de crisis para su equipo

No importa cuán grande o pequeño sea, cuando ocurre una crisis, es importante informar a su equipo lo antes posible. Para muchos gerentes, el correo electrónico de crisis es probablemente uno de los más importantes que enviarán, ya que les permite a usted y a su equipo salir de un problema de manera productiva y evitar el pánico generalizado.

Estos son algunos de nuestros mejores consejos para mantener la calma y elaborar correos electrónicos de comunicación de crisis efectivos.

¿Cuándo enviar un correo electrónico de crisis?

En situaciones de crisis, el tiempo lo es todo. Debe intentar enviar su correo electrónico lo antes posible antes de que las noticias comiencen a extenderse por la oficina. Dicho esto, también debe asegurarse de haberse preguntado lo siguiente antes de enviar el correo electrónico o newsletter.

  • - ¿Tengo la historia completa? Proporcionar solo una parte de la historia podría causar más daño que bien. Esperar más detalles es mucho más efectivo que el envío de pánico.
  • - ¿Es sensible la información? Parte de la información puede ser legalmente confidencial o confidencial y debe verificarla antes de enviarla a su personal.
  • - ¿He comprobado la información? Es importante asegurarse de haber establecido los hechos, ya que enviar información incorrecta empeorará la situación para usted y su equipo.

A quien enviar

Antes de comenzar a armar el mensaje, es importante considerar a quién debe informar y si necesita enviar un correo electrónico masivo o varios correos electrónicos a diferentes grupos. Una forma de identificar a quién informar es evaluar quién se verá directamente afectado por la crisis. Algunos ejemplos incluyen:

  • - Administración: este será su primer puerto de escala. El equipo de alta gerencia debe estar informado sobre todo antes de decidir quién más se verá afectado.
  • - Personal: Cualquier cosa que tenga un impacto directo sobre el personal debe compartirse con todo el equipo. Esto incluye recortes de fondos, cierres de sucursales, infracciones de seguridad o problemas técnicos (por ejemplo, problemas de red o cortes de energía)
  • - Accionistas e inversores: todo lo relacionado con las finanzas de la empresa o el potencial de ganancias del negocio debe compartirse con los inversores.
  • - Clientes: sus clientes son el núcleo de su negocio y es una buena práctica mantenerlos actualizados. Esto podría incluir problemas como una violación grave de datos, cambios en sus horas de funcionamiento normales o problemas con el sitio web.
  • - La prensa: si es probable que un problema se haga público, es aconsejable informar a la prensa lo antes posible para evitar que se filtre información falsa. Esto incluye acusaciones legales contra su negocio o problemas financieros serios.

¿Qué incluir?

Aquí hay algunas ideas de cosas que puede incluir para comunicar efectivamente el problema a su equipo.

Esquema de la crisis.

Debe comenzar el correo electrónico resumiendo brevemente el problema para cualquiera que no sepa lo que está sucediendo. Esta también es una forma efectiva de asegurarse de que todos hayan recibido la misma información y lo ayuda a evitar cualquier confusión.

Dar consejos prácticos

Como gerente o líder de equipo, su personal buscará su dirección en tiempos de crisis. Asegúrese de incluir algún tipo de estrategia o forma de avanzar desde el incidente. Esto ayudará a motivar a su equipo y resolver el problema más rápido.

Subtítulos y párrafos

Si está experimentando un incidente importante, su correo electrónico debe ser claro y conciso. Es fácil olvidarse de la presentación cuando está en modo de pánico, pero largos fragmentos de texto solo harán que su correo electrónico sea más difícil de comprender. Tómese el tiempo para armar un correo electrónico limpio e incluya subtítulos lógicos para ayudar al lector a navegar a través de la información más importante.

Proporcionar información de contacto para la crisis.

Algunos de sus destinatarios pueden tener más preguntas o inquietudes. Debe proporcionarles una forma de comunicarse con usted o con la persona a cargo, como una dirección de correo electrónico o un número de teléfono.

Si la crisis es a gran escala, es posible que desee considerar la posibilidad de establecer una línea directa de crisis para gestionar eficientemente las preguntas entrantes. Para las declaraciones de prensa, debe incluir un contacto designado para atender cualquier pregunta de seguimiento de los periodistas.

Incluya información de contacto para que los lectores puedan ponerse en contacto con cualquier pregunta o inquietud.

Crear una página de aterrizaje de crisis dedicada para el público

Piense en cuáles de sus actividades comerciales (por ejemplo, tiempos de entrega, servicios, horarios de apertura, disponibilidad de existencias) se verán afectadas por la crisis y resuma brevemente las respuestas en una página de preguntas frecuentes dedicada en su sitio web.

Esto ayudará a sus clientes a encontrar la información que necesitan más rápido, al tiempo que reduce la tensión en su equipo de soporte .

Consejo: proporcione un enlace temporal a esta página en el área de soporte de su sitio web para ayudar a responder consultas de soporte comunes antes de que su bandeja de entrada y líneas telefónicas se sobrecarguen.

Mantenga la información confidencial en privado

En Sitios en la Web, puede crear rápidamente un correo electrónico profesional para mantener informado a su equipo en tiempos de crisis. Si hay cosas que deben mantenerse confidenciales para eliminar el riesgo de que la información confidencial caiga en manos equivocadas, puede enviarla de forma segura a través de sus propios servidores utilizando su propia dirección, directamente desde la aplicación.

Cómo crear un correo electrónico de comunicación de crisis para su negocio

Existen plantillas de correo electrónico de comunicación de crisis adecuadas para mantener a sus clientes actualizados durante una crisis.

Estas plantillas están listas y disponibles para editar ahora en Mailchimp. Simplemente actualice los mensajes para que se ajusten a su negocio y envíelos a toda su lista de correo para mantenerlos informados.

¿Cómo manejar una crisis, cualquier crisis?

Las crisis le ocurren a todos y a todas las empresas. Pueden cambiar tu vida o el futuro de tu empresa. Aquí hay cinco pasos para manejar efectivamente cualquier crisis.

Las crisis suceden. Le pasan a todas las empresas y a todas las personas. Suceden en nuestra vida personal y en nuestra vida profesional. Por definición, las crisis traen cambios, grandes cambios. Pueden cambiar toda la trayectoria de su vida o el futuro de su empresa. Por eso, cómo nos comportamos en una crisis, cómo manejamos una crisis, es tan importante.

Por ejemplo, Yahoo está atravesando una crisis en este momento. Está intentando reinventarse. La apuesta de Microsoft por comprar la compañía complica aún más las cosas. La forma en que el directorio de Yahoo maneje esta crisis determinará el destino de la compañía y sus miles de empleados y accionistas. Eso es un gran problema.

La crisis de una empresa puede tener un efecto dominó en otras. Se podría decir que Microsoft está intentando capitalizar la crisis de Yahoo. Al hacerlo, el gigante del software ha creado el suyo. Negociar decenas de miles de millones de dólares para adquirir una gran empresa y rehacer su negocio en Internet es definitivamente material de crisis.

El efecto dominó no solo se aplica a las empresas en crisis; Lo mismo ocurre con los individuos, las industrias, incluso las naciones.

En una crisis, no todos están a la altura, por así decirlo. Algunas personas se asustan y hacen cosas estúpidas que se lastiman a sí mismas o a sus empresas. Sus instintos a veces hacen que reaccionen o reaccionen de forma exagerada de una manera que empeora las cosas en lugar de mejorarlas.

No para volverse demasiado psicológico aquí, pero el comportamiento disfuncional, en el lugar de trabajo y de otro tipo, a menudo es una reacción incorporada al miedo y la ansiedad. Y el miedo y la ansiedad ciertamente pueden estar en juego en una crisis.

Los CEO no son inmunes a este fenómeno. La forma en que los ejecutivos y directores se comportan en una crisis puede cambiar el destino de miles de personas, compañías enteras, incluso toda una industria.

En cualquier caso, es una buena idea buscar orientación objetiva en tiempos de crisis. Siendo ese el caso, este es un buen lugar para comenzar. Aquí hay cinco pasos para manejar una crisis, cualquier crisis. Se derivan de años de experiencia en gestión de crisis como ejecutivo senior con varias compañías de tecnología controvertidas y de alta visibilidad.

Se aplican a todo tipo de crisis, personales y profesionales.

Evaluar.

Tómese un tiempo razonable para evaluar con precisión la situación. Lucha contra todo instinto de reacción o reacción exagerada. Primero, da un paso atrás; respire profundamente algunas veces; lo que sea necesario para restablecer la calma para que pueda pensar con claridad. Luego obtenga todos los hechos, obtenga orientación objetiva y desarrolle una imagen clara de la situación.

Contratar.

Involucrar a todas las partes interesadas clave. Confíe en los expertos en los que debe confiar. Involucre a personas con información privilegiada clave que tengan una participación, tengan conocimientos que ayudarán en el análisis o la planificación, o se verán significativamente afectados. Eso hará que la toma de decisiones y las comunicaciones internas sean mucho más efectivas. Además, aquellos con intereses creados no sentirán que se les mantuvo fuera del círculo.

Plan.

Una vez que tenga todos los datos y un equipo de partes interesadas clave, desarrolle los mejores y más típicos escenarios y planes basados ​​en variables y supuestos clave. Ya sabes, como si x sucede, entonces haces y. La planificación le permite actuar con rapidez, confianza y eficacia cuando llegue el momento de actuar.

Actuar.

Sea proactivo, no reactivo: obvio en teoría pero difícil en la práctica. Eso es porque la línea entre proactiva y reactiva no siempre es clara. Sin embargo, si sigue los pasos anteriores, debería poder notar la diferencia. La evaluación objetiva y la planificación conducen a la calma y la confianza. Lo sabrás cuando estés listo para actuar. Entonces se trata de ejecución.

Comunicar.

Comuníquese de manera transparente y honesta, o al menos parezca. Sé que suena ardientemente, pero es absolutamente crítico que parezca honesto y transparente. La percepción lo es todo, y debe considerar y respetar a su audiencia para saber cómo decirles lo que necesitan saber, cuando necesitan saberlo.

Conclusión

En una crisis, sus instintos pueden ser reaccionar, mantener las cosas cerca de su chaleco o incluso no hacer nada. Necesitas luchar contra esos instintos. En cambio, respire profundamente, involucre a las personas adecuadas, planifique, luego actúe con decisión y comuníquese abiertamente.

Obviamente hay un grado significativo de subjetividad en todo esto. Pero cuando se trata de manejo de crisis, la efectividad viene con experiencia.

No olvide que hay un componente emocional en cómo se comporta en una crisis. Es toda esa reacción al miedo y la ansiedad. Después de todo, todos somos humanos. Y las empresas están formadas por humanos.

De qué estás hecho, de qué tipo de persona eres, afecta la forma en que manejas una crisis. Lo contrario también es cierto: cómo te comportas en una crisis define qué tipo de persona eres. Y eso es lo que la gente recordará más de ti.

Esperamos que haya encontrado útiles estos consejos. Recuerde mantener la calma y trabajar de manera proactiva. La crisis no durará para siempre y sus clientes apreciarán que los mantenga informados.

Gustavo Guardado Roa

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Gustavo Guardado Roa
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